Privacyverklaring Unexus Connect
Voor iedereen van wie gegevens door Unexus Connect gaan: mensen die er bij een van onze klanten mee werken, en mensen die bellen, chatten, mailen of een bericht sturen naar een organisatie die het gebruikt. In gewone taal: wie verantwoordelijk is voor je gegevens, wat ermee gebeurt, en waar je met een vraag terechtkunt.
Versie 1.0, 18 oktober 2026.
Waar dit over gaat
Unexus Connect is het contactcenterplatform waarmee organisaties hun contact met de mensen voor wie ze werken afhandelen. Deze verklaring gaat over alles wat daarbij hoort: de app in Microsoft Teams, de web- en desktopclient, de Unexus Mobile-app, en de tools voor supervisors en beheerders.
Ze geldt voor jou als:
- je werkt bij een organisatie die Unexus Connect gebruikt, of
- je met zo'n organisatie hebt gebeld, gechat, gemaild, of een WhatsApp- of sms-bericht hebt gestuurd.
Ze gaat niet over onze website of over ons als bedrijf. Dat staat in ons privacybeleid voor de website.
We hebben dit in gewone taal geschreven. Staat er toch iets dat je niet begrijpt? Mail ons dan.
In het kort
- De organisatie waar je werkt, of waarmee je contact had, is verantwoordelijk voor je gegevens. Wij draaien het platform in hun opdracht.
- Heb je een vraag over je gegevens, ga dan eerst naar die organisatie. Kom je bij ons, dan sturen we je vraag aan hen door.
- Een paar dingen bepalen we zelf. Die staan hieronder, en daarvoor kun je direct bij ons terecht.
- Alles draait bij Microsoft in de Europese Unie. Alleen meldingen naar de mobiele app gaan via Google en Apple.
- We gebruiken je gegevens nergens voor onszelf, we verkopen niets door en we trainen er geen AI-modellen mee.
Wie waarvoor verantwoordelijk is
De organisatie is verantwoordelijk. De organisatie die Unexus Connect gebruikt, bepaalt wat er wordt vastgelegd, waarom, op welke grondslag en hoe lang. De wet noemt dat de verwerkingsverantwoordelijke. In de privacyverklaring van die organisatie staat wat ze met je gegevens doet en hoe je daar iets over kunt vragen.
Wij werken in haar opdracht. Wij hosten en beheren het platform en doen met de gegevens alleen wat de organisatie ons vraagt, zoals vastgelegd in een verwerkersovereenkomst. De wet noemt dat een verwerker. Wij kijken niet voor onszelf in de inhoud.
Een paar dingen bepalen we zelf. Om het platform veilig te houden voor al onze klanten en om te helpen als er iets misgaat, bepalen we een paar dingen zelf. Daarvoor zijn wij verwerkingsverantwoordelijke. Ze staan onder "Wat we zelf bepalen".
Wie wij zijn
Unexus B.V.
Oude Utrechtseweg 24
3743 KN Baarn
KvK 74840266
Vragen over privacy: privacy@unexus.nl
Algemeen: info@unexus.nl of 088 7620 400
We hebben geen aparte functionaris voor gegevensbescherming; dat is voor een bedrijf als het onze niet verplicht. Mail je naar het privacyadres, dan komt dat bij de mensen die erover gaan.
Wat er op het platform staat
Wat er precies op het platform staat, hangt af van hoe de organisatie het heeft ingericht. Dit zijn de soorten gegevens.
Als je contact hebt met een organisatie die Unexus Connect gebruikt
| Wat | Voorbeelden |
|---|---|
| Wie je bent en hoe je bereikbaar bent | Naam, telefoonnummer, e-mailadres, berichtenadres, klant- of zaaknummer. Een deel geef je zelf; een deel zoekt de organisatie op in haar eigen systemen, bijvoorbeeld om je nummer te herkennen |
| Wat je zei of schreef | De gespreksopname als de organisatie gesprekken opneemt, voicemail, e-mails en bijlagen, chat- en WhatsApp-berichten, bestanden die je stuurt, antwoorden op een enquête |
| Hoe het contact verliep | Wanneer en hoe lang, welk nummer of adres je benaderde, welke wachtrij, keuzes in het keuzemenu, of een bericht is afgeleverd en gelezen, de webpagina waarop je was toen je een chat begon |
| Wat AI ervan maakte, als de organisatie dat gebruikt | Een transcriptie, een samenvatting van het gesprek, sentiment en trefwoorden, het gesprek met een virtuele assistent |
Als je met Unexus Connect werkt
| Wat | Voorbeelden |
|---|---|
| Je account | Naam, zakelijk e-mailadres, je account in de directory van je organisatie (voor de Teams-app: je Microsoft-account van je werk), rol, afdeling, functie en foto als je organisatie die deelt |
| Je beschikbaarheid | Je status in Unexus Connect en, als dat aanstaat, je aanwezigheid in Teams en je beschikbaarheid in je agenda |
| Je werk | De contacten die je afhandelt, je notities en interne chatberichten, aantallen en duur, statusgeschiedenis en, als dat aanstaat, kwaliteitsscores en klantfeedback |
| Beveiliging | Wanneer je bent ingelogd en vanaf welk netwerkadres, en wie welke opname heeft geopend |
We vragen nooit naar gevoelige gegevens zoals gezondheidsinformatie, en er zijn geen velden voor. Maar mensen noemen zoiets soms in een gesprek of bericht, en dan staat het in de opname of de tekst. De organisatie bepaalt hoe ze daarmee omgaat, en kan bijvoorbeeld de opname pauzeren of de AI vragen zulke details uit een samenvatting te laten.
Waarvoor, en op welke grondslag
De organisatie bepaalt waarvoor ze het platform gebruikt, en op welke grondslag. Meestal is dat je vraag of verzoek afhandelen en opvolgen, de kwaliteit verbeteren en medewerkers trainen, de personeelsplanning, en haar eigen wettelijke verplichtingen nakomen. Afhankelijk van de organisatie kan de grondslag een taak van algemeen belang zijn, een overeenkomst met jou, een wettelijke verplichting of een gerechtvaardigd belang. De privacyverklaring van de organisatie vertelt je precies welke.
Wij gebruiken de gegevens alleen om het platform aan die organisatie te leveren.
Wat we zelf bepalen
| Wat | Welke gegevens | Waarom we dit mogen | Hoe lang |
|---|---|---|---|
| Het platform veilig houden voor alle klanten | Aanmeldingen, beheerhandelingen, netwerkadressen, beveiligingsmeldingen | Gerechtvaardigd belang: het platform en de gegevens van al onze klanten beschermen | 90 dagen |
| Helpen als een organisatie ons om ondersteuning vraagt | Je supportverzoek, en wat we in de omgeving van de organisatie zien terwijl we helpen | De overeenkomst met je organisatie, en een gerechtvaardigd belang bij een werkende dienst | Supportverzoeken: 5 jaar. In de omgeving zelf bewaren we niets |
Om de organisatie te factureren tellen we het aantal licenties dat per organisatie in gebruik is. In die telling staan geen namen.
Om het product te verbeteren kijken we naar totalen, zoals hoeveel gesprekken een functie afhandelt. Daarin sta jij niet.
Waar we ons op een gerechtvaardigd belang baseren, hebben we ons belang afgewogen tegen het jouwe. Je mag bezwaar maken; zie "Wat je kunt vragen".
Wie het nog meer ziet
Om het platform te draaien werken we met een klein aantal andere bedrijven. Die mogen er niets anders mee doen dan wat wij vragen, en dat hebben we met elk van hen schriftelijk vastgelegd.
| Wie | Wat ze voor ons doen | Wanneer | Waar |
|---|---|---|---|
| Microsoft (Azure) | Hosting van het platform, de databases en de opnames | Altijd | Nederland |
| Microsoft (Azure AI-diensten) | Spraakherkenning en transcriptie, samenvattingen, de virtuele assistent, taalherkenning, vertaling in de chat | Alleen als de organisatie die functies gebruikt | Nederland |
| Google (Firebase Cloud Messaging) | Meldingen afleveren bij de Unexus Mobile-app | Alleen als de organisatie de mobiele app gebruikt | Europese Unie en Verenigde Staten |
| Apple (Push Notification service) | Die meldingen afleveren op iPhones | Alleen met de mobiele app op een iPhone | Europese Unie en Verenigde Staten |
Gesprekken komen via het telefoonnetwerk bij het platform. De telecomaanbieders die ze doorgeven, doen dat onder de Telecommunicatiewet, op eigen verantwoordelijkheid. Neemt de organisatie haar aansluiting via ons af, dan is dat ons zusterbedrijf Unexus Telecom.
De organisatie kan Unexus Connect koppelen aan systemen die ze zelf heeft gekozen, zoals haar eigen CRM, zaaksysteem, Microsoft 365, WhatsApp- of sms-aanbieder. Die werken voor de organisatie, niet voor ons. Ze staan in de eigen privacyverklaring van de organisatie.
Alleen als de wet ons daartoe verplicht, bijvoorbeeld bij een rechterlijk bevel, geven we gegevens aan een overheidsinstantie. We laten het de organisatie weten, tenzij de wet dat verbiedt.
Waar je gegevens staan
Het platform, de databases en de opnames staan bij Microsoft Azure in Nederland. De back-ups worden binnen de Europese Unie bewaard. Gegevens gaan niet buiten de Europese Unie, met één uitzondering:
- Meldingen naar de Unexus Mobile-app. Een melding, bijvoorbeeld een intern chatbericht of een voicemailmelding met de naam van de beller, gaat via Google en Apple naar je telefoon. Zij kunnen die in de Verenigde Staten verwerken. Beide zijn aangesloten bij het EU-VS Data Privacy Framework, de afspraak tussen Europa en de Verenigde Staten over de bescherming van gegevens. De organisatie kan deze meldingen uitzetten.
Hoe lang we wat bewaren
De organisatie bepaalt hoe lang haar gegevens worden bewaard, en stelt dat in het platform in. Heeft ze geen termijn gekozen, dan gelden de standaardtermijnen hieronder. In de privacyverklaring van de organisatie staat wat ze heeft gekozen. Elke nacht verwijdert het platform wat ouder is dan de termijn. Verwijderde gegevens blijven daarna nog hoogstens 35 dagen in onze versleutelde back-ups, en zijn dan definitief weg. De organisatie kan namen en andere gegevens ook eerder onherkenbaar laten maken, en een opname laten verwijderen zodra er een AI-samenvatting van is gemaakt.
| Wat | Standaard, tenzij de organisatie anders kiest |
|---|---|
| Contacthistorie: gesprekken, e-mails, chats, berichten, notities | 5 jaar; organisaties kiezen meestal tussen 1 en 5 jaar |
| Gespreksopnames, voicemails, e-mails en bijlagen | 90 dagen; organisaties kiezen meestal tussen 7 dagen en 1 jaar |
| Aanmeldingen en beveiligingslogs | 90 dagen |
| Back-ups, versleuteld, in de Europese Unie | Databases 35 dagen, opnames en andere bestanden 30 dagen |
Stopt een organisatie met Unexus Connect, dan krijgt ze een volledige export van haar gegevens. Pas als ze die export heeft gecontroleerd en ons schriftelijk opdracht geeft, verwijderen we haar omgeving, binnen 30 dagen. De back-ups vervallen daarna binnen 35 dagen, en we zetten daar niets meer uit terug. De organisatie krijgt een ondertekende verklaring waarin staat wanneer haar gegevens zijn verwijderd en wanneer de laatste back-up vervalt.
AI-functies
Als de organisatie ze aanzet, kan Unexus Connect gesprekken uitschrijven, samenvatten, sentiment en trefwoorden herkennen, en een virtuele assistent eenvoudige vragen laten beantwoorden.
- Ze helpen medewerkers; ze nemen geen besluiten over jou. Wat er uit een gesprek volgt, beslissen mensen bij de organisatie.
- Een samenvatting is gemarkeerd als gemaakt door AI en wordt gecontroleerd door een medewerker.
- Je kunt de virtuele assistent altijd om een mens vragen.
- Het draait bij Microsoft in Nederland, en je gegevens worden niet gebruikt om AI-modellen te trainen.
We nemen geen besluiten over jou die alleen op geautomatiseerde verwerking berusten, en we maken geen profielen van je.
Hoe we je gegevens beveiligen
Unexus is ISO 27001-gecertificeerd. Dat is de internationale norm voor informatiebeveiliging. Een onafhankelijke partij toetst elk jaar of we ons daaraan houden. Voor het platform betekent dat onder meer: verbindingen en opgeslagen gegevens zijn versleuteld, medewerkers krijgen alleen toegang als hun werk dat vraagt en loggen in met een tweede stap, toegang tot opnames wordt vastgelegd, en het platform wordt getest door een externe partij. Meer over hoe we werken staat op security & compliance.
Gaat er iets mis met gegevens op het platform, dan laten we dat de organisatie zonder onnodige vertraging weten, zodat zij het kan melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens en jou waar nodig kan informeren. Gaat het om de dingen die we zelf bepalen, dan melden we het zelf bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wat je kunt vragen
Je hebt het recht om te weten wat er over je wordt bewaard, en om het te laten aanpassen of verwijderen. Concreet kun je vragen om het in te zien, te corrigeren, te verwijderen, het gebruik te beperken, bezwaar te maken tegen het gebruik, het mee te nemen in een gangbaar bestandsformaat, en om niet te worden onderworpen aan besluiten die alleen door een computer zijn genomen.
Over de gegevens op het platform: ga naar de organisatie. Die is verantwoordelijk, en alleen zij kent het hele verhaal: waarom ze je gegevens heeft, op welke grondslag en hoe lang. In haar privacyverklaring staat hoe je het vraagt. Wij helpen de organisatie om je te antwoorden.
Kwam je toch bij ons? Dan sturen we je vraag binnen 5 werkdagen door naar de organisatie, en laten we je weten dat we dat hebben gedaan. We doen er zelf niets mee, tenzij de organisatie ons daarom vraagt.
Over wat we zelf bepalen mail je naar privacy@unexus.nl. We antwoorden binnen een maand. Om zeker te weten dat we met de juiste persoon praten, kunnen we je vragen iets te bevestigen. We vragen nooit om een kopie van je identiteitsbewijs.
Niet tevreden?
Vind je dat er niet goed met je gegevens wordt omgegaan? Zeg het de organisatie, of ons als het gaat om wat we zelf bepalen; meestal komen we er samen uit. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Woon je in een ander EU-land, dan mag je ook naar de toezichthouder daar.
Als deze verklaring verandert
Veranderen we het platform op een manier die gevolgen heeft voor je gegevens, of gaan we met een ander bedrijf werken, dan passen we deze verklaring aan. De datum en het versienummer staan altijd bovenaan. Organisaties die Unexus Connect gebruiken, horen vooraf over een nieuw bedrijf, zoals met hen is afgesproken.
Iets onduidelijk?
Mail privacy@unexus.nl, dan leggen we uit wat er staat.
